LÖN & BELÖNING. Olika avtal och anställningsformer gör det allt svårare att säkerställa korrekt underlag för löneutbetalning. Med digital tidsredovisning elimineras manuella processer, vilket sparar tid, minimerar risken för fel – och stärker medarbetarnas förtroende.
Vissa anställda kontrollerar lönesedeln noggrant varje månad för att se om övertidsersättning, VAB eller semesterersättning blev korrekt. Andra litar blint på att lönberäkningen är korrekt och håller bara reda på om pengarna går in på kontot i slutet av månaden.
Det är alltid företagets ansvar att se till att gällande avtal följs och att rätt lön utbetalas. Blir det för lite lön, påverkas medarbetarnas förtroende negativt. Betalas det ut för mycket, kan det bli en dyr historia.
Rätt lön varje gång kräver kunskap och insikt hos löneadministratören, som därmed spelar en central roll i många organisationer.
Avtal och fel stjäl tid
Idag finns det hundratals kollektivavtal i Sverige. Större företags avtal omfattar ofta olika typer av anställningsformer. Dessutom kan det finnas lokala överenskommelser. Och när avtalen omförhandlas uppstår nya villkor medan andra upphör – vilket gör avtalen allt svårare att administrera.
Men problemet beror inte bara på komplicerade avtal. Lönesystem med för många manuella rutiner är en stor felkälla.
Semester, VAB, sjukhantering med karens samt olika former av skiftgångar, beredskap, tillägg och flextider är exempel på löneområden som ofta är komplicerade och skapar fel. Dessutom är löneberäkningarna i många företag beroende av ett fåtal medarbetare – vilket ökar risken i samband med sjukdom, ledighet och anställningsförändringar.
Korrekta löner i tid
Så vad kan du göra för att motverka att ni spenderar onödig tid och resurser på att rätta till fel, om de ens upptäcks? Ska företaget omskola nuvarande löneadministratörer? Ska det finnas fler anställda i den interna lönefunktionen? Eller är lösningen att lägga ut löneadministrationen till en extern leverantör?
Jag menar att automatisering är vägen framåt! Med ett effektivt digitalt tidredovisningssystem kan du lyfta löneadministrationen till en högre nivå. Jag talar om en lösning som inte bara samlar in uppgifter om när anställda kommer och går, utan också stöder företagets nuvarande avtal – och därmed hanterar frånvaro, övertid, flextid, tillägg och godkännanden av avvikelser. Det ger aktuella och tillförlitliga data som garanterar korrekt löneunderlag. Och med standardintegration till företagets lönesystem blir löneprocessen ännu mer resurssnål och effektiv.
Automatisering eliminerar felkällor
Styrkan med en digital tidredovisningslösning är att den eliminerar ett antal manuella arbetsflöden, kalkylark och andra pappersbaserade lösningar och tidskrävande dubbelinmatning. Dessutom minskar alla frågor om sparad semester, flextid o dyl, när medarbetaren har direkt tillgång till den informationen. När frågorna kan hanteras ute i den operativa verksamheten mellan medarbetare och chefer, sparas tid hos löneadministrationen – och risken för fel minskar avsevärt.
I många företag och organisationer är lönekostnaden den största utgiften. Även om bara 0,5 % av löneutbetalningarna är felaktiga, är kalkylen snabbt gjord. Därför finns all anledning att automatisera processen.
Har du råd att låta bli?
Fotnot: Detta inlägg är sponsrat av en samarbetspartner som vi på HRbloggen.se varmt kan rekommendera.